Eğitim Kurumlarında İç Kontrol

İzleme, değerlendirme ve raporlama ön planda artık tüm kurum ve organizasyonlarda. Böylece vizyona ulaşmak amaçlanıyor, en rahat bir şekilde. Memnuniyetin artması öngörülüyor tüm etkinliklerde. Güven ortamı oluşsun, bir arpa boyu yol değil, tüm zamanların maratonunda şampiyon olunması içindir onca gayret ve himmet... Söz konusu eğitim kurumu ise sorumluluk daha da büyüyor: ümitle bekliyor millet...

Giriş

İç kontrol standartları, günümüzde tüm kurumlar için vazgeçilmez ve kaçınılmaz bir çalışma disiplinidir. Günümüzde tüm kamu kurumlarında iç denetim birimleri tesis edilmiş ve kurumsal iç kontrol standartlarının kurulmuş olması yasal bir zorunluluk hâline getirilmiştir.

Ülkemizde bugüne kadar resmî ve özel hemen hemen hiçbir eğitim kurumunda yıllara yönelik derslere göre başarı takibi yapılmamış ve kurumsal performans bugüne kadar sistematik bir şekilde izlenmemiştir. Eğitimde motivasyon unsurları ya da öğrenme engelleri okullar tarafından bilimsel bir analize tabi tutulmamış ve okulların uzun vadeli bir laboratuvar mantığı ile ele alınarak millî eğitimi yönlendirici sonuçlar üreten kurumlar hâline gelmesi söz konusu olamamıştır. Genel olarak öğrencilerin mezun olması, okulda çok önemli bir disiplin probleminin olmaması, YGS/LYS veya SBS gibi sınavlarda ülke ortalamasının yakalanması mevcutsa okul, ‘vazifesini yapmış' sayılmaktadır.

O halde asıl problem nedir? Problem, tüm kamu kurumları gibi eğitim kurumlarının da ülkemizin lider ülke konumuna yükseltecek kaliteli, ilkeli, planlı bir çalışma sürecine girmesi gerektiği bilincinin tüm eğitim camiasında yerleşememesi ve bunun yaşayan bir kültür hâline getirilememesidir. Oysa eğitim kurumlarının, sadece bugünü yaşayan kurumlar değil, geleceğin değerleriyle bütünleşmiş, yapılan faaliyetlerde hesap verme sorumluluğu içinde mükemmellik yolculuğuna başlamış birer dinamik kurum haline gelmeleri gerekmektedir.

Ülkemizde yıllardır eğitim şûraları düzenlenmekte, üniversitelerle işbirliği içinde akademik çalışmalar yapılmakta, sempozyum, panel vb. platformlarda görüşler dile getirilmektedir. Bu uğurda yapılan çalışmalar geleceğimiz adına oldukça yararlı olmuş ve bunların neticesinde yasal ve yönetsel yenilikler yapılmıştır. Bu yazıda her bir eğitim kurumunun rahatlıkla uygulayabileceği çalışmalar üzerinde durulacaktır.

Kurumsal yönetim ve iç kontrol

İç kontrol; bir eğitim kurumunun; mevzuata ve belirlenmiş standartlara uygun, etkili, verimli ve ekonomik olarak yönetilmesini sağlamak amacıyla yönetsel sistem, yapı, yöntem ve süreçleri oluşturma ve uygulama konusundaki yönetimin sorumlulukları olarak anlaşılmaktadır. Yönetici; planlama, programlama, bütçeleme, uygulama, muhasebeleştirme, kontrol etme, raporlama, belgeleme ve izleme görevlerinin gerçekleştirilmesi için yeterli iç kontrol sistemlerinin kurulmasından ve sürdürülmesinden sorumludur. Burada okul yönetimi, iç kontrol denetimine tabidir.

Etkin okul yönetiminde; iç kontrolün gerçekleştirilmesi, sorumlulukların açık bir şekilde tanımlanması; belgelendirme, şeffaflık, yetkilendirme, kontrol süreçleri ve önleyici faaliyetlerin gerçekleştirilmesi; risk değerlendirmesi ile denetim mekanizmasının kurulması ve izlenmesi vazgeçilmez bir gerekliliktir.

Risk değerlendirme, risklerin ve riskli alanların teşhis edilmesine yardımcı olmak için kontrol sisteminin bir parçası olarak kullanılan nesnel bir araçtır. Risk, eğitim kurumunun ve eğitimin genel politikalarına göre değerlendirilmeli ve yönetilmelidir. Risk değerlendirme, periyodik olarak kurum yönetimi tarafından gerçekleştirilir.

İç kontrol sistemi sorumluluk alanları

* İç kontrol, eğitim kurumunun stratejik amaçlarının gerçekleştirilmesine yönelik bir yönetim aracıdır.

* İç kontrol, eğitim kurumunun amaç ve hedeflerinin gerçekleştirilmesi konusunda güvence sağlayan yönetim araçlarının bütününü ifade eder.

* İç kontrol, aynı zamanda yönetim kontrolü olarak da adlandırılır.

* İç kontrol sistem ve araçları, kurum yönetiminin amaç ve hedefleri gerçekleştirme konusunda ihtiyaç duyduğu mekanizmalardır.

* İç kontrol bir süreçtir.

* İç kontrol bir amaç değil, okulu hedeflerine ulaştırma amacını taşıyan bir yönetim aracıdır.

* İç kontrol okul yönetimi, öğretmenler ve diğer yetkili kişiler tarafından uygulanır.

* İç kontrol sadece form, belge, el kitabı ve prosedür değil, bunların yanı sıra organizasyonu, personeli ve yönetim tarzını da kapsayan bir sistemdir.

İç kontrolün bileşenleri

İç kontrol sistemi, asgari beş bileşen ve 72 standart bilginin tespit ve tesisinden oluşmaktadır. Kurumsal yönetimin etkinliğine bağlı olarak ilave bileşen ve standartlar eklenebilir. Eğitim kurumlarında aşağıdaki bileşenler değerlendirilebilir:

1. Kontrol ortamı, 2. Risk değerlendirme, 3.Kontrol faaliyetleri, 4.Bilgi ve iletişim, 5. İzleme ve raporlama, 6. Sorumluluk

1.Kontrol ortamı

* Bütünlük ve etik değerler

* Tüm boyutlarıyla eğitim kurumunun organizasyon yapısı

* Meslekî yeterlik, kurumsal yapılanma

* Görev, yetki ve sorumlulukların ayrıntılı biçimde belirlenmesi

* Yetki/sorumluluk unsurlarının ayrıntılı belirlenmesi

* İnsan kaynakları, politika ve uygulamalar

2.Risk Değerlendirme

* Eğitim kurumunun hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyen önemli risklerin tespiti, analizi ve bunlara uygun yanıtlar verilmesini belirleme sürecidir. Okul hedeflerin açık, tutarlı, anlaşılabilir, ölçülebilir şekilde belirlenmesi

* Derslerin, öğretmenlerin, sınıfların ve öğrencilerin performansının izlenmesi

* Risklerin belirlenmesi

* Risk analizi ve önlemlerin belirlenmesi

3.Kontrol Faaliyetleri

* Kontrol sisteminin belgelendirilmesi

* İşlemlerin belgelendirilmesi

* İşlemlerin süresinde ve eksiksiz kaydedilmesi

* Sonuçların mutabakatı

* Uygulama prosedürleri

* Önleyici, tespit edici ve düzeltici kontrol faaliyetlerinin uygulanması

4.Bilgi ve İletişim

* Yatay ve dikey doğru ve güvenilir bilgi paylaşımında bulunması/toplantı ve değerlendirme

* Doğru ve erişilebilir iç iletişim için gerekli mekanizmaların oluşturulması

* Dış iletişim için gerekli mekanizmaların oluşturulması (imaj)

5.İzleme ve Raporlama

* İç kontrolün değerlendirilmesi

* Raporlama

* Sürekli izleme

* Değerlendirmeler

* Raporlama eksiklikleri

6.Sorumluluk

* Açıklanan tüm hususlar sonucunda; okul iç kontrol sistemine ilişkin sorumluluk bakımından görev tanımların yapılması ve aşağıdaki sorumluluklar belirlenerek gerekli çalışmaların başlatılması gerekir.

Mustafa MURAT

Yazının devamı için tıklayınız