Tutanağı oluşturan unsurlar nelerdir

Tutanak; belgelenmesi gereken bir durumu, olayı tespit edenler tarafından imzalanan veya meclis, kurul, mahkeme vb. yerlerde söylenen sözlerin olduğu gibi yazıya geçirilmesi ile oluşan belgedir. Tutanak, çizgisiz, beyaz dosya kâğıdına bilgisayar veya daktiloyla yazılabileceği gibi silinmez kalemle okunaklı el yazısı ile de yazılabilir. Tutanakta yanlış yazılan ifadenin üstü tek çizgi ile çizilir ve düzeltme paraflanır. Tutanakta silme, kazıma ve tutanağa sonradan ekleme yapılmaz. Birden fazla sayfa kullanılmış ise her sayfa numaralandırılır ve paraflanır. Tutanak birden fazla nüsha hâlinde düzenlenmişse her bir nüshada ıslak imza bulunur.

Tutanaklar, temelde toplantı ve olay tutanağı diye gruplanmakla birlikte toplantının veya olayın içeriğine göre tutanağın adlandırıldığı da görülür: arama tutanağı, duruşma tutanağı, iş kazası tutanağı, işe devamsızlık tutanağı, kaza tespit tutanağı, kayıp veya buluntu eşya tutanağı, sınav tutanağı, teslim tutanağı, tespit tutanağı, yangın tutanağı vb. Toplantı tutanaklarında öncelikle toplantının gündemi yazılır. Görüşülen konular, söylenen sözler, alınan kararlar yazıldıktan sonra tutanak toplantıya katılanlar tarafından okunarak imzalanır. Olay tutanaklarında olayın ne zaman, nerede ve nasıl olduğu ile olaya karışanlarla ilgili tespitler yer alır. Olaylar oluş sırasına göre anlatılır. Tutanak, tutanağı tutanlar ve varsa şahitler tarafından okunarak imzalanır. Toplantı tutanağı toplantının başladığı andan itibaren, olay tutanağı ise olaydan hemen sonra düzenlenir. Tutanaklarda söylenenler, görülenler anlaşılır biçimde ve olduğu gibi yazılır; yoruma yer verilmez. Tutanağı imzalayanların isim ve unvanları açıkça belirtilir.

Tutanağı Oluşturan Unsurlar

Başlık: Kâğıdın üst-orta kısmına tamamı büyük harflerle yazılır. TUTANAK şeklinde bir başlık konabileceği gibi olayın veya toplantının içeriğini yansıtacak bir başlık da konabilir: HASAR TESPİT TUTANAĞI, ÖĞRETMENLER KURULU TOPLANTI TUTANAĞI vb.

Giriş: Toplantı tutanaklarında toplantının yeri, zamanı, gündemi, açılış, yoklama gibi unsurların; olay tutanaklarında olayla ilgili ön bilgilerle zaman ve yerin belirtildiği bölümdür.

Gelişme: Toplantı tutanaklarında gündemdeki görüşmelerin, olay tutanaklarında olayın oluş sırasına göre anlatıldığı bölümdür.

Sonuç: Toplantı tutanaklarında kararların yazıldığı ve tutanağın katılımcılar tarafından okunduğunun belirtildiği bölümdür. Olay tutanaklarında düzenleyenlerin tutanağı kendilerinin tuttuğunu belirttikleri ve (varsa) tutanağın şahitler tarafından okunduğunun belirtildiği bölümdür.

Tarih ve Saat: Giriş bölümünde belirtilmekle birlikte sonuç bölümünden sonra tekrar yazılan bölümdür. Toplantı tutanaklarının bu bölümünde saat belirtilmeyebilir.

İmza: Tutanağı tutan kişilerle toplantı tutanaklarında katılımcıların, olay tutanaklarında -varsaşahitlerin ad-soyad, unvan ve imzalarının bulunduğu bölümdür.

TUTANAK

17.05.2016 tarihinde okul bahçesi nöbeti görevimizi yerine getirirken okul binasının karşısındaki apartmanın dış cephe kaplama levhalarından birinin sarktığı görülmüştür. O gün havanın aşırı rüzgârlı olması nedeniyle levhanın kopup savrularak okul bahçesine düşme ihtimali göz önüne alınmış; durum okul idaresine, söz konusu apartmanın görevlisine ve belediyeye bildirilmiştir. Okul idaresince öğrencilerin ikinci ve üçüncü ders saati teneffüslerinde bahçeye çıkmalarına tedbiren izin verilmemiştir. Belediye ekiplerinin gelip düşme ihtimali olan malzemeyi sökmesi ile tehlike ortadan kalkmış ve öğrencilerin sonraki ders teneffüslerinde bahçeye çıkmalarına izin verilmiştir.
Bu tutanak, birlikte tutularak tarafımızca imza altına alınmıştır. 17.05.2016, Saat:10.45.
İmza                             İmza
Hasan BİLİR                Fatih DOĞAN
Nöbetçi Öğretmen      Nöbetçi Öğretmen