Vay efendim ben bu işi astlarımdan daha iyi yaparım, çevremde bu işten benim kadar kimse anlamaz diyenler.
Ya da, bu işi yapabilecek yetenekte astım yok.
Bu konuda kimseye güvenemem..
Ya da bu işleri kendim yapmaktan hoşlanıyorum diyenler.
Bu ve benzeri bahanelerle yetki devretmekten kaçınan eden veya cimri davranan yöneticiler. Gelin sizinle bu konuda bir hasbihal yapalım.
Mesleğiniz yöneticilik ise önce şu soruları kendinize bir sorun. Yönetici kimdir?Yönetici nasıl iş yapar? Bir kişi ne zaman yönetici olur?
Yönetici; kısaca başkaları vasıtasıyla iş yapan kişidir. Bir kişiye bağlı tek bir ast dahi varsa o kişi yöneticidir.
Madem yöneticilik başkaları vasıtası ile iş yapmaktır, o halde yönetici dediğimiz kişi başkalarına yetki devrederek iş yaptıracaktır. İşte, yönetici ile yönetici olmayan arasındaki fark budur.
Derler ki, bilimlerin en yenisi,sanatların en eskisi yöneticilik sanatıdır. Ve bu sanatın inceliklerinden biri de yetki devredebilme becerisi ya da yetkinliğidir. Bir işi yöneticinin bütün astlarından daha iyi yapabilmesi bu işi yeteri kadar iyi yapan birisine devretmemesini gerektirmez. Esas mesele o işi yöneticinin mi, yoksa astın mı daha iyi yapabileceği değildir. Mesele yöneticinin dikkatini, bu işi yapmayarak daha önemli görevleri daha iyi yapıp yapamayacağı üzerinde toplaması ve tercihini buna göre kullanmasıdır.
İşin dikkate değer tarafı (eğer bu işi gerektiği gibi yapabilecek ast yok ise), bu durum yine yöneticinin yetkinliğinin tartışılmasına yol açar. Çünkü bu durum yöneticinin astlarını vaktiyle iyi yetiştirmediğini göstermektedir. Gerekli eğitimi sağlamadığını veya yeterli bir kişiyi göreve almadığını gösterir.
Belki de yetki devrinden kaçınmasının altındaki asıl neden koltuğunu kaptırma endişesidir. Yani genç astlarının zamanından önce kendi yerini alabilecekleri korkusudur. Halbuki bir yöneticinin yerini alacak kadar astını yetiştirmiş olması, onu mutlu etmelidir. Çünkü bu vesile ile yönetici daha önemli ve daha ağır sorumlulukları alabilecek demektir.
Gelelim yöneticinin sevdiği işleri yapması meselesine. Yöneticilik ciddi bir iştir ve sevdiği işi değil, yöneticilik kendisinin yapması gereken işleri yapmayı gerektirir. Yöneticinin en büyük sermayesi vaktidir. Bunu sevdiği gerekçesiyle bazı önemsiz ya da önceliği olmayan işlerle israf edemez.
TERSİNE YETKİ DEVRİ
Ayrıca bazen astın yetki devrini kabul etmediğini de görürüz. Bu da astın yetiştirilme şekliyle ilgilidir. Ast birçok sorunla kendisi uğraşmaktansa amirine sormayı daha kolay bulmaya alıştırılmıştır. Yani hazırcılığa alışan bir ast insiyatif ve sorumluluk almaktan kaçınmaktadır. Halbuki yöneticilik asttına yol göstermek demektir, yaptığı yardımlarla, onda inisiyatif kullanma ve sorumluluk alabilme alışkanlığı vermek demektir.
Bazen de geri bildirim vermesini bilmeyen, yerli yersiz astını tenkit eden, hatta onları olur olmaz şeylerden dolayı ezen yöneticiler astlarında oluşturdukları tenkit edilme endişesi onları işin altına gİrmekten uzaklaştırır. Yönetici bunun önüne geçmek için, menfi ve aşağılayıcı tenkitlerden daima kaçınmalıdır. Bu konuda gerekirse iletişim ve geri bildirim eğitimi almalıdır.
Bu arada şuna da dikkat edilmeli, eğer astın zaten yapabileceğinden fazla üzerinde işi varsa, ona yeni görevler yüklememelidir. Bu durumda olan bir ast tersine yetki devretmeye meyleder. Yani üzerindeki yetkiyi kendisi kullanmaz bir üst amirine bu yetkiyi kullandırır.
YETKİ DEVRİ İÇİN ASTLARIN TEŞVİK EDİLMESİ
Gerçek yöneticiler astlarını daima teşvik eder,yeni görevler için onları cesaretlendirir, onlara güven verir. Eğer astın kendine yeterince güveni yoksa bu da onu yetki devrini kabul etmemeye sevk edebilir. Fakat şu da bir gerçektir ki, bir şirketteki gizli yetenekler ortada görünenden çok daha fazladır.
Ayrıca yetki devrini kolaylaştırmak için astların çeşitli ödüllerle güdülenmesi de önemli bir metottur. Ücret artışı, terfi,onun hoşuna gidecek bir ünvan, statü değişikliği ve takdir edilme yetki devrini kolaylaştırmaktadır. Yani “marifet ve iltifat ilişkisini” göz ardı etmemek gerekir.
Son olarak yetki devrinde bazı riskler söz konusudur. Zaten yöneticiliğin içinde risk alma konusu da vardır. İşin en tehlikeli kısmı sanıldığının aksine risk almamaktır. Yani “en büyük risk risk almamaktır”. Bu durumda yönetici, yetki devretmekle doğacak kazancın, karşılaşılacak risklerden daha fazla olduğunu göz önüne almak zorundadır.
YETKİ DEVRİNİN İLKELERİ
Yetki devrinin kendine göre ilkeleri vardır.Bu ilkeleri de bir yöneticinin bilmesi şarttır.Kısaca değinmek gerekirse en başta sorumluluk devredilemez. Bazılarıları yetki devretmekle sorumluluğun da devredildiğini düşünür ama yetki devri ile amir sorumluluktan kurtulamaz. Diğeri bir astın birden fazla üste karşı sorumlu olamayacağıdır. Yoksa halk arasında sözle ifade edildiği gibi “yedi kocalı Hürmüz” gibi olur. Birden fazla amire bağlı iş yapmak astın moralini bozar ve işletme içinde çatışmaya neden olur.
Oh ne ala, adamı hem mes’ul tut hem de yetki verme! Birçok idareci yetkiyi ve yetkinin beraberinde gelen bir konumu paylaşmaya istekli değillerdir.
Yetki devri prensibinin en önemlisi ise, yetki ve sorumluluk arasında denkliğin olmasıdır. Kimse kendisine yürütme yetkisi verilmeyen işlerin sonuçlarından sorumlu tutulmamalıdır.O halde “Görevli olmak, yetkili olmak; yetkili olmak, görevli ve sorumlu olmak; sorumlu olmak da görevli ve yetkili olmak” demektir.
Son olarak tabiki yetki devrinde şu prensip olmazsa olmazdır : Etkili bir denetim. “İtimat etmek iyidir kontrol etmek daha da iyidir,” sözü gereğince yetki devrinden önce mutlaka gerekli raporlar ve öteki kontrol süreçleri dikkate alınmalıdır.
Yetki devrinin komuta hattının en alt kademelerine kadar nüfuz etmesi için yetki devredilen kişini bu hakkını kullanabilmesi için o kişinin önünün açılması ve işyeri içinde bu durumun ilan edilmesi gerekir.
YETKİ DEVRİNDEN ELDE EDİLEN FAYDALAR
Yetki devrinin şirkete ve yöneticilere bir çok faydası vardır. En başta yetki devri ile yöneticinin verimliliği artar. Ve astlara duyulan güven ile onların gizli kalmış yeni yetenekleri de ortaya çıkmış olur.
Yetki devri yöneticiye zaman bırakır. Yönetsel olmayan görevleri yapmak yerine, (ki bu görevler yöneticini üretkenliğini engeller) kendilerine projeler geliştirebilecekleri, işletmenin geleceğini düşünecekleri zaman bulmak durumundadırlar.
Astlarına yetki devreden yönetici onlara güvendiğini gösterir ve onları güdüler, dolayısıyla onların işten ayrılmasını önleyici rol oynar. Diğer yandan önemsiz işlerin elemine edilmesini sağlar.
Ayrıca karar verme sürecini etkiler. Bir yöneticini en çok iştigal ettiği ve bir türlü vakit bulamadığı konu etkili ve hızlı karar alma sürecidir. Takım üyeleri karar aşamasında katılımcı olurlarsa, çalışanların motivasyonunda, moralinde ve iş performansında artış olur.
Daha pek çok faydası olan yetkilendirme konusu üzerinde günümüz yöneticileri kafa yormalı bu konudaki araştırma ve literatürü incelemelidir.
Başta dediğimiz gibi yöneticilik başkaları ile iş yapma sanatı ise bu sanatın püf noktası da yetki verebilmektir.